Home Office bei Windrich & Sörgel

How to Home Office mit Microsoft Teams, VoIP-Telefonie und Co.

In 2018 haben wir in Sachen Digitalisierung bei W&S einige Tools und Prozesse ins Rennen geschickt, die uns jetzt das Leben und Arbeiten von zu Hause in der Corona-Krise leichter machen. Work-Life-Balance trotz Corona? „Check“, sagen wir. Unsere wichtigsten Erfahrungswerte und Tipps möchten wir mit Euch teilen. 

E-Mail war gestern: Chat und Collaboration mit Microsoft Teams 

Bis Herbst 2019 bestand unsere digitale externe und interne Kommunikation aus E-Mails und Chat-Nachrichten mit dem Messenger „Wire„. Besonders die tägliche E-Mail-Flut in Projekten trieb uns an, nach besseren Lösungen zu suchen. Lösungen, die das Kommunizieren schneller und leichter machen, in denen man relevante Informationen nicht mühselig filtern und verknüpfen und regelmäßig überlegen muss, ob der E-Mail-Verteiler des Nachrichtenverlaufs zu einem Thema noch der richtige ist.

Projektgruppen-Chats mit „Wire“ schon seit 2017 

Die schnelle interne Kommunikation hatten wir glücklicherweise schon 2017 in Gang gesetzt als wir unsere internen Jabber-Server auf den Business Messenger Wire umgestellt hatten. Durch Wire konnten wir uns bereits mit Messenger-Kommunikation in Projektgruppen vertraut machen. Allerdings setzten wir es nicht als führende Kommunikationslösung ein sondern ergänzend zur E-Mail. 

Von Wire zu Microsoft Teams: Kommunikation, Projekt-Organisation und Kollaboration unter einem Dach 

2019 fingen wir an Alternativen zu sichten, die neben Chats und Video-Kommunikation auch eine vollständige Organisation von Projekten ermöglichte und Kollaborations-, Notiz- und Dokumenten-Features beinhaltete. Last but not least: aus Kostensicht war es unser Ziel, Synergie-Effekte zu realisieren, sprich: ein Tool-Set, das mindestens die gleichen Features wie die bisherige Tool-Landschaft bereit stellt, die Tools jedoch effizienter miteinander verbindet und dabei weniger laufende Kosten verursacht.

Video-Anruf mit Microsoft Teams im Home Office mit den Windrich & Sörgel Kollegen

Evernote raus, OneNote rein

So konnten wir im gleichen Zuge auch unsere bestehenden Evernote-Lizenzen ablösen. Diese waren bis dahin bei ausgewählten Mitarbeitern im Einsatz, um Notizen, Protokolle und Konzepte zu teilen, sie konnten aber nicht in der gesamten Agentur genutzt und geteilt werden. Die Office365-Cloud von Microsoft kristallisierte sich als mögliche Lösung heraus: Kommunikation über MS Teams, Notiz-Funktionen über OneNote, Dokumenten-Handling mit OneDrive bzw. Sharepoint und Aufgabenverwaltung über den Microsoft Planner. Oberstes Gebot zu Beginn: Lasst uns die Mitarbeiter nicht mit der großen Office-Cloud überfordern. MS Teams sollte zunächst die zentrale tägliche Anlaufstelle für Zusammenarbeit sein. Weitere Features der Cloud haben wir nach und nach ausgerollt.

E-Mail adé nach sechsmonatiger Testphase 

Den Startschuss für die agenturweite Einführung gaben wir nach einer ca. sechsmonatigen Testphase, in der wir die Kern-Funktionen von Microsoft Teams einem Alltagstest in ausgewählten Projekt-Teams unterzogen haben. Mit der Einführung entschieden wir uns dann auch dafür, einen harten Schnitt in der Kommunikation zu machen: E-Mails ab sofort nur in der externen Kommunikation mit Kunden und Partnern, intern nur noch über Teams. 

Dadurch konnten wir das tägliche E-Mail-Aufkommen drastisch reduzieren und wertvolle Zeit gewinnen. 

Mehr Agilität in der Aufgabenverwaltung mit dem Planner in Office 365 

Bis zur Einführung von Office 365 und Teams organisierten sich unsere Projektruppen sehr unterschiedlich: je nach Projektteam, Projektleiter und Kunde haben wir Aufgaben auf verschiedene Art und Weise definiert, delegiert und gesteuert. Aus diesem Grund war die Einführung von Office 365 für uns auch ein Anlass, die darin integrierte Lösung des „Microsoft Planner“ als Tool für Aufgaben-Management einzusetzen. 

Unabhängig von der Frage nach dem geeigneten Aufgaben-Tool, haben wir uns in den Monaten davor schon intensiv mit der Frage von mehr Agiliät in unseren Arbeitsweisen auseinander gesetzt. Die Übernahme und Erledigung von Aufgaben durch die Mitarbeiter soll langfristig mehr das Ergebnis eigener Verantwortungsübernahme durch den Mitarbeiter sein als das Ergebnis von Delegation. Diese Transformation setzt in Zukunft sicher noch weitere kulturelle Veränderungen voraus und kann natürlich nicht alleine durch die Arbeit mit dem MS Planner erreicht werden. Denn wie hieß es doch gleich? „A fool with a tool is still a fool.“

Beispiel aus unserem Website-Team

In der Abbildung seht Ihr beispielhaft wie wir unsere Aufgaben in unserem Website-Team organisieren. Aufgaben-Boards im Planner lassen sich in unterschiedlichen Ansichten darstellen, z.B. angelehnt an Kanban in den Stufen „Nicht begonnen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ oder thematisch in sogenannte „Buckets“ innerhalb eines Projektes. Darüber können diverse Filter gelegt werden, z.B. nach Zuständigkeit und Fälligkeitsdatum.

Aufgaben-Board unserer Website im Microsoft Planner
Beispiel: Aufgaben-Board im Planner zur Steuerung der to DOs rund um unsere Website

Büro-Telefon ins Home Office umleiten mit VoIP und Bria 

Beim Umzug unserer Agenturräume nach Hannover-Limmer in 2016 haben wir glücklicherweise in weiser Voraussicht unsere Telefonanlage mit VOIP bzw. SIP Modulen ausgestattet. Dadurch ist es jedem Mitarbeiter möglich, ein sogenanntes Softphone zu nutzen. Diese digitale Softphone-Anwendung ersetzt das stationäre Telefon in der Agentur und ermöglicht es jedem Mitarbeiter im HomeOffice mit seiner Büronummer zu telefonieren. 

Voraussetzung für das Telefonieren mit der eigenen Büronummer von zu Hause ist die vorherige Einwahl über einen VPN-Tunnel in unser Agentur-Netzwerk damit die Telefonanlage angesteuert werden kann. Als VPN-Client nutzen wir „Tunnelblick“ im Zusammenspiel mit unserer Firewall, die die VPN-Verbindung für alle Mitarbeiter zur Verfügung stellt. 

VoIP-Telefonie: Benutzeroberfläche der Bria Software
VoIP-Telefonie: Benutzeroberfläche der Bria Software

Datenhandling und Datenaustausch im HomeOffice 

Alle Mitarbeiter verfügen über eine VPN-Verbindung und haben somit Zugriff auf unseren zentralen Server, auf dem sich unsere Dateien befinden. Eine Austausch von Dateien und Arbeitsmaterialien ist damit ohne Probleme für alle möglich. Der Datenaustausch von großen Dateien erfordert natürlich auch eine hohe Bandbreite. Voraussetzung für einen funktionierenden HomeOffice-Arbeitsplatz ist nicht nur der technische und ergonomische Arbeitsplatz, sondern auch eine leistungsstarke Internetverbindung. Richtwert hier sind mindestens 50 Mbit im Download und 10 Mbit im Upload.

Agentur im Home Office: Welche Lehren ziehen wir aus Corona?

Nach drei Wochen Vollzeit im Home Office haben wir das Gefühl, dass alle Kollegen relativ routiniert von zu Hause arbeiten können. Klar, hier und da läuft immer mal was schief, schlechte Internetverbindung, die VPN-Verbindung zickt rum, Microsoft Teams kommt an seine Belastungsgrenzen, aber am Ende des Tages laufen viele unserer Jobs wie gewohnt weiter. Vor allem auch dank der Flexibilität unseres Teams. Alle ziehen an einem Strang. Mit Spannung schauen wir auf die nächsten Wochen. Die Technik läuft und wir können damit den Fokus voll auf die Entwicklung der wirtschaftlichen Situation in den nächsten Wochen legen.

Wird Corona unseren Agentur-Alltag nachhaltig verändern?

Wir glauben ja. Und das könnte sich je nach Mitarbeiter ganz unterschiedlich äußern, z.B.:

  • Mehr Selbstsicherheit im Umgang mit Home-Office-Technik
  • Weniger schlechtes Gewissen beim Arbeiten im Home Office
  • Mehr Wertschätzung für persönliche Meetings und freie Zeit im Kalender, auch in punkto Effektivität von Meetings (Vorbereitung, Pünktlichkeit, Ergebnisorientierung)
  • Höhere Bereitschaft zur Weiterentwicklung digitaler Lösungen im Arbeitsalltags

Wie lauten Eure Learnings aus der Corona-Home-Office-Zeit? Schreibt uns!

Weiterführende Links zu unserem Home Office Tech Stack 

3 Comments

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RobertUsarareply
Juni 2, 2020 at 18:56

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MichaelTaisereply
Juni 2, 2020 at 22:36

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